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利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。英文简称OA。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。

办公自动化根据系统功能可分为：①基本型办公自动化系统。以处理公文文件类型的信息为主，主要完成基本的办公事务处理和行政事务处理。②管理型办公自动化系统。它是在基本型办公自动化系统的基础上，增加了支持加工、处理、控制军事信息或社会信息活动的管理信息系统的办公系统。③综合型办公自动化系统。它是在上述系统的基础上，增加了辅助决策的功能，以实现办公业务综合管理自动化。

办公自动化系统的主要功能有：①文字处理。办公业务中大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。⑤图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。⑥语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。⑦网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。⑧其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。办公自动化是一项军民通用的综合性技术，在军事领域中应用，其可靠性、保密性、安全性和实时性等方面比民用要求更高、通信手段更多、信息综合处理能力更强，广泛应用于军事机关办公、军事训练、作战指挥、后勤保障等各个方面。

早期的办公自动化着眼于使用单台设备进行单项办公业务的自动化，如打字机、电传机、复印机等。进入20世纪70年代，在美国首先提出了现代办公自动化的设想，之后流行于日本、西欧等一些国家。特别是微型计算机的普及应用，程控数字交换机和计算机网络技术的成熟，使办公自动化系统进入了一个新的发展阶段。80年代出现了高层次的办公自动化系统，具有功能较强的管理信息系统和决策支持系统，有的还配置了专家系统。随着办公自动化技术的发展，将对人们的办公方式产生重要影响。

办公事务OA 中，为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、 文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、 个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同 应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办 公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA 子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统） 、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替 代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储 蓄业务系统等。 办公自动化根据系统功能可分为：①基本型办公自动化系统。以处理公文文 件类型的信息为主，主要完成基本的办公事务处理和行政事务处理。②管理型办 公自动化系统。 它是在基本型办公自动化系统的基础上， 增加了支持加工、 处理、控制军事信息或社会信息活动的管理信息系统的办公系统。 ③综合型办公自动化 系统。它是在上述系统的基础上，增加了辅助决策的功能，以实现办公业务综合 管理自动化。显然办公自动化这一人机系统，人，机，缺一不可。而设备方面，硬件及必 要软件都需齐备。我们也可以认为办公自动化系统是人类处理信息的系统，是人类进入信息时代后的一种新概念。

通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。 　　
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。 　　
人是系统因素，即办公室主要因素是工作人员，包括各种人员，除了传统办公室的角色外，现在又要加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，其它设备维护人员等。 　　
技术设备，计算机是另一因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、速印机、电话机、传真机、网络设备、光盘机等等，这些设备统称为硬设备，或称硬件。而各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等，这些将在其它章节详述。