档案密集架如何有效编码二武新厂家为您解答

档案密集架如何有效编码（二） 武新厂家为您解答

如何快速有效地对档案进行编码整理，方便的使用智能档案密集架。为满足广大用户的需求，武新的技术人员，为您详细讲述如何快速的为档案密集架编码存档。

4.档号的结构
档号结构分为三种：
4.1种结构为：全宗号一案卷目录号一案卷号一件、页（张）号。
4.2第二张结构为：全宗号一类别号一案卷号一件、页（张）号。
4.3第三种结构为：类别号一项目一案卷号一件、页（张）号。
4.4档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“一”（短横）相隔。
4.5件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

5.档号的编制方法
5.1全宗号的编制方法
全宗号用四位代码标识。其中位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
5.1.1全宗号类代码的编制方法
5.1.1.1在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。
5.1.1.2全宗属性单一的档案馆可以用“0”作属类代码。
5.1.2全宗顺序号的编制方法
5.1.2.1全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。
5.1.2.2在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。
5.2案卷目录号的编制方法
案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。
5.2.1案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
5.2.2每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。
5.2.3在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
5.3类别号的编制方法
5.3.1类别号由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。
5.3.2不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。
5.3.3在一个智能档案密集柜（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。
5.4项目号的编制方法
项目引用有关管理部门编制的项目代号
5.5案卷号的编制方法
5.5.1案卷号用三位阿拉伯数字标识。
5.5.2目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。
5.5.3每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分等两个以上（含两个）案卷目录时应合并为一个目录号或按目录分编相应数目的案卷流水号。
5.6件号的编制方法
5.6.1不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。
5.6.2件号用阿拉伯数字标识
5.6.3卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。
5.6.4件号前必须同时列写案卷及其以前各号。
5.7页（张）号的编制方法
5.7.1页（张）号用阿拉伯数字标识。
5.7.2卷内文件各页（张）按排次序流水编号。不应有空号。

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